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Documentación laboral ante el MTSS y salario mínimo intangible

10/10/2017

 

La Ley 19.536 del 27.IX.17 modificó el mínimo salarial que deben percibir los trabajadores como consecuencia de descuentos salariales, y dos decretos del 2 de octubre adecuaron la normativa que regula las condiciones que deben observar los documentos de control de la relación de trabajo.

Resumimos los 4 temas más relevantes derivados de esas normas.

1.         MÍNIMO SALARIAL INTANGIBLE

a.         Antecedentes: Ley de Inclusión Financiera N° 19.210

La Ley de Inclusión Financiera 19.210 estableció que a partir de enero de 2017, ninguna persona física podía percibir por concepto de retribución salarial o pasividad una cantidad de dinero inferior a 45%, deducidos el impuesto a la renta, anticipos y contribuciones especiales de seguridad social. Previó que ese mínimo sería de 50% a partir del 1.I.18.

b.         Modificaciones al mínimo salarial intangible

La Ley 19.536 modificó el mínimo salarial de libre disponibilidad, estableciendo en un 30% el monto referido,  e indicando que el mínimo se elevará a 35% a partir de la promulgación de la Ley, a 40% a partir del 1.I.19, a 45% a partir del 1.I.20 y a 50% desde el 1.I.21.

No obstante, la Ley indica que el mínimo intangible se mantendrá en el 30% en dos hipótesis: (i) retenciones por concepto de servicio de garantía de alquileres provisto por la Contaduría General de la Nación, por las compañías de seguros autorizadas a funcionar por el Banco Central del Uruguay o por cualquier otra entidad habilitada al efecto; y (ii) actos  cooperativos relativos a cuotas correspondientes a Créditos de Nómina otorgados por las instituciones habilitadas a tales efectos y a actos cooperativos realizados por sus socios en Cooperativas de Consumo con autorización legal a retención de haberes.

2.         PLANILLA DE TRABAJO UNIFICADA

El Decreto 278/017 reguló la Planilla de Trabajo Unificada, ejecutando el convenio suscrito entre el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) y el Banco de Previsión Social (BPS) para facilitar el registro de la documentación laboral por parte de los usuarios, evitando la reiteración de datos ante los organismos.

a.         Registro de datos

Los empleadores deberán registrar única y exclusivamente ante el BPS: (i) grupo y subgrupo de actividad, y en su caso capítulo y/o bandeja que corresponde de acuerdo a la clasificación de actividades correspondientes a los Consejos de Salarios; (ii) categoría laboral de cada trabajador y en su caso, capítulo y/o bandeja al que pertenezca la empresa; (iii) jornada de trabajo, descanso intermedio y semanal de cada trabajador; y (iv) forma de remuneración, monto y composición de la misma de cada trabajador. Estos datos tienen carácter complementario a los establecidos por la normativa reglamentaria vigente (Decreto 40/988 y resoluciones del BPS). En el caso de un trabajador cuya categoría no esté en el laudo, deberá anotarse expresamente la situación en el campo “Observaciones”.

Toda modificación que opere en el transcurso de la relación de trabajo, referida a los datos mencionados, debe ser registrada ante el BPS, dentro de los 15 días a partir de la fecha en que aconteció la misma.

En caso de trabajadores con descanso semanal rotativo o con turnos rotativos, deberá indicarse el horario de cada turno y la frecuencia de rotación, anotando en el Libro de Registro Laboral la fecha en que cada trabajador comienza su respectivo turno y/o descanso semanal.

Si la remuneración del trabajador se compone de un sueldo base y otras partidas adicionales, debe consignarse este hecho en el momento del registro del trabajador, anotando el monto del sueldo base y la o las partidas que se abonan.

Toda empresa que se inicie con posterioridad a la entrada en vigor del Decreto, debe registrar los datos exclusivamente ante el BPS; por su parte, las empresas ya existentes al momento de la entrada en vigor, deberán ir traspasando la información sobre trabajadores ya existentes, de acuerdo a un calendario que se establecerá a tales efectos, pero los nuevos trabajadores se deberán registrar exclusivamente ante BPS.

b.         Condiciones de trabajo registradas: la “Planilla de trabajo Unificada”

El empleador y la Inspección General del Trabajo y de la Seguridad Social (IGTSS), podrán acceder mediante el sitio web de BPS, a un reporte sobre las condiciones generales de trabajo registradas, que se denominará “Planilla de Trabajo Unificada”.

En dicho reporte deberán figurar la razón social del empleador, naturaleza jurídica, domicilio, grupo, subgrupo, en caso que corresponda capítulo y/o bandeja, número de RUT, número de Registro ante BPS, titular o titulares y fecha de inicio de actividades.

Respecto al personal, deberá informarse: nombre de trabajadores en actividad, egresados en el último año calendario (a contar desde la fecha de emisión del reporte), fecha de nacimiento, sexo, categoría, vínculo funcional, fecha de ingreso y egreso, salario base, horario de trabajo, descanso intermedio y semanal. En la sección denominada “Observaciones”, deberá señalarse aquella información relevante, tanto la que esté obligada a informar la empresa como las que interese hacerlo.

El reporte “Planilla de Trabajo Unificada” será accesible al empleador y por su intermedio, a los trabajadores. El empleador se encuentra obligado a asegurar al trabajador el acceso al mismo.  Todas las remisiones que haga la normativa a la “Planilla de Control de Trabajo”, se entenderán realizadas a la “Planilla de Trabajo Unificada”.

c.         Diferencias con la Planilla de Control de Trabajo

Las principales diferencias que se advierten entre la Planilla de Control de Trabajo y la Planilla de Trabajo Unificada, son: (i) la Planilla de Trabajo Unificada, no se registra ante MTSS, únicamente ante BPS; (ii) asimismo esta Planilla de Trabajo Unificada no se renueva, sino que está actualizándose permanentemente en línea; (iii) ya no se exige incluir la referencia al número de contrato en casos de viajantes y vendedores de plaza (sin perjuicio que sigue siendo obligatorio su registro); (iv) no se mantuvieron disposiciones referentes a planilla para empresas de taxímetros y transporte de carga, por lo que no será necesario tener una fotocopia de la planilla en el vehículo; (v) no existe más la centralización nacional y/o departamental: será una única Planilla de Trabajo Unificada global; y (vi) finalmente, tampoco se mantuvieron las disposiciones relacionadas a la Planilla de Trabajo Rural, por lo que en caso de haber familia viviendo en el predio, se deberá señalar en “Observaciones”.

d.         Exclusiones: casos en que se mantiene la planilla de control de trabajo

El Decreto 279/017 reglamenta las condiciones y requisitos necesarios para el registro ante el MTSS de la Planilla de Control de Trabajo de aquellos empleadores incluidos en el ámbito de la Caja de Jubilaciones y Pensiones Bancarias, de la Caja Notarial de Seguridad Social y de la Caja de Jubilaciones y Pensiones de Profesionales Universitarios.

Dicho registro se realizará ante la IGTSS o ante la Oficina de Trabajo correspondiente en el Interior, y se realizará mediante plataforma virtual que el MTSS establezca. El sistema que aplica a estos empleadores alcanzados por el Decreto complementario, en lo que refiere a la Planilla de Control de Trabajo, es prácticamente idéntico al del derogado decreto 108/007.  Con lo anterior, se entiende que no alcanzará a dichas empresas las disposiciones del Decreto en lo que refiere a la Planilla Unificada de Trabajo a través del registro único en el BPS. Respecto del resto de los documentos, aplicará lo regulado en el Decreto, antes desarrollado. Sí quedarán alcanzados por las disposiciones del Decreto que regulan Libro de Registro Laboral, Recibos de Salarios y Comunicado de Licencia.

2.         LIBRO DE REGISTRO LABORAL

a.         Generalidades

El Decreto 278/017 también introduce cambios en relación al Libro de Registro Laboral: todo empleador del sector privado está obligado a llevar el Libro   por cada establecimiento. Se advierte la novedad de no exigir Libro a quien no tenga personal dependiente.

Dicha obligación debe cumplirse dentro de los 10 días hábiles contados a partir del siguiente de iniciadas las actividades. Se aclara que aquellos empleadores que ya tuvieran a la fecha el Libro registrado, no deberán hacerlo nuevamente.

En el Libro, los Inspectores de Trabajo anotarán las visitas que realicen, cronológicamente, las resultancias de las mismas, las observaciones e intimaciones.

Respecto a los requisitos del Libro, no se advierten modificaciones.[1]

Deberán anotarse en el Libro, los cambios de horario y turno de los trabajadores, horas extras, horarios especiales de regímenes de trabajo, accidentes de trabajo, fecha de suscripción de convenio de fraccionamiento de licencia y/o cómputo de feriados. El Decreto autoriza en ciertos casos y cumpliendo determinados requisitos, el registro mediante listados. Se establece que una vez completados los folios, el Libro deberá ser renovado, debiendo mantenerse en la dependencia a la que pertenezca por el término de 2 años.

b.         Listado de licencia

El Decreto establece que todo empleador debe confeccionar un listado de licencia a gozar por sus trabajadores que deberá contener los nombres, fechas de ingreso, fechas de inicio y fin de la licencia, y firma de cada trabajador.

Estos listados se incorporarán al Libro, permitiendo en ciertos casos, el registro mediante listados.

3.         RECIBOS DE SALARIOS

El decreto 278/017 recuerda que todo empleador deberá expedir y entregar a sus trabajadores el recibo de pago correspondiente en oportunidad de abonar cualquier suma o retención, sea cual sea el sistema de pago elegido.

La información que debe constar en los recibos es la misma que se exige a la fecha.[2] En caso de pago mediante depósito en Institución de Intermediación Financiera, deberá establecerse nombre de la Institución, número de cuenta y número de transacción; asimismo, instrumento utilizado y su identificación si corresponde.

Asimismo, el Decreto reitera la posibilidad de expedir el recibo en formato electrónico, siempre que se cumplan con ciertos requisitos, que son los mismos exigidos al día de la fecha.  Se aclara expresamente que se exigirá la firma del trabajador únicamente en dos circunstancias: (i) cuando el recibo se expida en formato papel exclusivamente; y (ii) cuando el pago se efectúe en aplicación de las excepciones previstas por el artículo 21 de la Ley 19.210, así como cualquier otra que habilite su pago efectivo.

El empleador está obligado a conservar los recibos de pago, sea cual sea la forma en la que fueron extendidos, por el término durante el cual puedan ser exigibles los créditos laborales cuyo pago acrediten (5 años de acuerdo a la normativa vigente), de conformidad a las leyes vigentes, debiendo ser suministrados siempre en caso de ser solicitados por organismos de contralor del MTSS, del BPS y del BSE.

4.         OTRAS NOVEDADES

El control y fiscalización del cumplimiento de la normativa en materia de documentación laboral, sigue estando a cargo del MTSS. Se mantiene la potestad de los Inspectores de Trabajo de retirar documentación laboral, tanto en soporte magnético como informático.

No se prevén modificaciones al régimen actual en materia de destrucción, extravío o hurto de documentación laboral.

Ante el cese de actividades de una empresa, el MTSS deberá expedir una constancia para presentar al BPS, que permita acreditar que la empresa desea clausurar sus actividades y que no mantiene expedientes abiertos o multas impagas.

Los empleadores del servicio doméstico quedan exceptuados de obligaciones concernientes al Registro de datos, Planilla de Trabajo Unificada, Libro de Registro Laboral y Listado de Licencias.

En lo que refiere a trabajadores extranjeros, se establece que ningún empleador podrá contratarlos laboralmente si se encuentren en situación irregular en el territorio nacional, debiéndose exigir al trabajador la documentación emitida por la Dirección Nacional de Migración o el Ministerio de Relaciones Exteriores, según corresponda.

El régimen sancionatorio de las infracciones a la normativa sobre documentación laboral permanece incambiado, excepto los arts. 4 y 5 del Decreto 186/004.

Se derogan los decretos 108/007, 306/009 y 173/015, modificativos y concordantes.

Dra. Ileana Borbonet - Dr. Juan Diego Menghi *

 


[1] Por tanto: deberá estar foliado, registrado ante la IGTSS o ante la Oficina de Trabajo si corresponde, conteniendo en su primer folio: (i) razón social o nombre del empleador, (ii) tipo de sociedad, (iii) grupo, subgrupo y en su caso capítulo y/o bandeja de actividad del Consejo de Salarios, (iv) ubicación de la empresa y Sección Policial a la que pertenece; (v) número de registro en el BPS o Caja de seguridad social que corresponda, (vi) número de póliza de seguros sobre accidente de trabajo y enfermedades profesionales del BSE, (vii) número de RUT y/o cédula de identidad del titular según corresponda, y (viii) cantidad de folios que posee el Libro. Únicamente se eliminó la referencia a la necesidad que el Libro tenga “tapa dura”.

[2] Esto es: nombre y domicilio del empleador, grupo y subgrupo de actividad, número de registro ante el BPS o Caja Paraestatal de Seguridad Social, número de carpeta en BSE y número de RUT o Cédula de Identidad cuando corresponda; asimismo, relación detallada de todos los rubros que componen la remuneración, relación detallada de los descuentos que se efectúen, fecha efectiva de pago, declaración de la empresa de haber realizado los correspondientes aportes de seguridad social correspondientes a los haberes liquidados al trabajador el mes anterior, y en caso de no haber efectuado los aportes patronales respectivos, la declaración de haber vertido los aportes obreros descontados en su carácter de agente de retención.

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