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Modificaciones al sistema de recibos de pago de salarios

03/07/2015

El reciente decreto 173/015 del 22.VI.2015 establece que los recibos de salarios que hacen las veces de constancia, liquidación y recibo de pago podrán expedirse, además de en papel, en formato electrónico. Comentamos al respecto. 

1.   Antecedentes

a.   Ley de Inclusión Financiera: nuevo sistema de pagos 

La Ley 19.210 de 29.IV.2014 de inclusión financiera (LIF) hace obligatorio el pago de salarios y otras prestaciones por medio de depósitos en: cuentas bancarias, instituciones de intermediación financiera y en instrumentos de dinero electrónico emitidos por instituciones autorizadas.

Si bien la LIF facultó al Poder Ejecutivo para establecer un sistema de recibo de haberes y de firma en formato electrónico, ese sistema no había sido regulado hasta ahora.

b.   Ley 16.244 y decreto 108/007: obligación patronal de extender recibos

Ese nuevo sistema de pago de la LIF mantuvo la obligación patronal de extender los recibos de haberes en las condiciones previstas en las normas reglamentarias del art. 10 de la ley 16.244 del 30.III.1992, según las cuales los trabajadores deben recibir en cada oportunidad de cobro de salarios, una constancia de su situación laboral, que debe contener información obligatoria que fue especificada en el decreto 108/007 del 22.III.2007.  

La omisión de llevar esos recibos puede dar lugar a una multa del BPS de hasta 5 veces el importe del salario mensual, y si hay constancia dolosa, sin perjuicio de las acciones civiles y penales que correspondan, el BPS aplica una multa de hasta 20 veces el importe del salario mensual correcto. 

2.   Los cambios introducidos en el decreto 173/015 

El decreto 173/015 modifica en dos cosas muy menores el contenido de los recibos que prevé el artículo 38 del decreto 108/007 e inserta el artículo 38 BIS donde está la novedad.

a.   Nueva redacción a la norma que establece la obligación de expedir y entregar recibos en papel

Con el artículo 38 del decreto 108/007, se mantiene: i) la obligación del empleador de “expedir y entregar a sus trabajadores el recibo de pago correspondiente en oportunidad de abonar cualquier suma o remuneración y sea cual sea el sistema de pago utilizado”, ii) la obligación del trabajador de suscribir copia que debe quedar en poder de la empresa,  y iii) la calificación de los recibos como “constancia laboral” a los efectos establecidos en la  mencionada ley 16.244.

b.   Posibilidad de expedir recibos en forma electrónica. Requisitos

Sin invocar la LIF, norma que facultó al Poder Ejecutivo para establecer un sistema de recibo de haberes y de firma en formato electrónico, el decreto 173/015 dispuso que a partir de ahora el documento que hace las veces de constancia, liquidación y recibo de pago “podrá” expedirse en formato electrónico.  La norma impone los siguientes requisitos para que se pueda expedir el recibo en formato electrónico:

i.   Instalar un programa informático que permita acceder al recibo en forma remota proporcionado al trabajador un usuario y contraseña. 

ii.   Los datos se deben conservar por 5 años que es el tiempo previsto para la prescripción de los créditos laborales. 

iii.   Si el trabajador lo solicita se le debe facilitar el documento impreso. 

iv.   Cuando el pago se realice a través de dinero electrónico, el recibo debe indicar el instrumento y la identificación. 

v.   Cuando el pago se efectúe a través de un depósito en cuenta, el recibo debe indicar el nombre y sucursal de la institución financiera, número de cuenta y transacción junto a la fecha y el importe de las partidas.

Se considera como fecha de pago aquella en la cual el trabajador tiene el dinero a su disposición. 

c.   Información que debe constar en todos los recibos

Los datos que establece la reglamentación para el recibo tanto en papel como en formato electrónico (decreto 108/997, art. 38)  son los siguientes: 

i.   Nombres y Apellidos completos del trabajador, cargo, fecha de ingreso y cédula de identidad. 

ii.   Nombre y domicilio de la empresa, grupo y subgrupo de actividad, número de Planilla de Control de Trabajo, o el documento que subrogue la misma, número de afiliación al Banco de Previsión Social, número de carpeta del Banco de Seguros del Estado y número de RUT o Cédula de Identidad cuando corresponda. 

iii.  Relación detallada de todos los rubros que lo componen según los casos: salarios, horas extras, feriados pagos, nocturnidad, antigüedad, aguinaldo, jornal de vacaciones, salario vacacional, indemnizaciones, y en general todo otro concepto relativo al vínculo laboral. 

iv.   Relación detallada de los descuentos que se efectúen. 

v.   Fecha de pago.

vi.   La declaración de la empresa de haber efectuado los aportes de seguridad social correspondientes a los haberes liquidados al trabajador el mes anterior y, en caso de no haber efectuado los aportes patronales respectivos, la declaración de haber vertido los aportes obreros descontados en su carácter de agente de retención.

3.   Pérdida de oportunidad

De modo contradictorio, la norma mantiene vigente la obligación del empleador de expedir y entregar a sus trabajadores el documento de pago tradicional. Si no se modifica este punto y se mantiene la necesidad del recibo en papel, y de “suscribir la copia que quedará en poder de la empresa”, el nuevo sistema pierde practicidad porque obliga a seguir manteniendo un cúmulo considerable de documentación donde consten las firmas de los trabajadores y recogerlas. 

Puede aprovecharse la ocasión para establecer un sistema de firma en formato electrónico como lo prevé la ley 19.210. De esa manera se mantiene la relación de datos del vínculo laboral (constancia de actividad) y el desglose de rubros del monto recibido o depositado en cuenta. Se mantiene además la firma de recibo por el trabajador pero de forma electrónica y conservable en formato electrónico. 

 Santiago Pérez del Castillo

 Matías Pérez del Castillo

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