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Requisitos que deben cumplirse para mantener en regla a las sociedades anónimas (S.A.) y a las sociedades por acciones simplificados (S.A.S), los tipos sociales más frecuentemente utilizados por las empresas en Uruguay.
Las sociedades con domicilio en el país poseen una serie de obligaciones, independientemente de que tengan o no algún tipo de actividad.
Su inobservancia puede ocasionar consecuencias para la sociedad, tales como multas y/o recargos de diversos montos según el tipo de retraso e incumplimiento, así como hacer incurrir a sus administradores en responsabilidad personal por incumplimiento de sus deberes.
En virtud de lo anterior, resumimos los requisitos que deben cumplirse para mantener en regla a las sociedades anónimas (S.A.) y a las sociedades por acciones simplificados (S.A.S), por cuanto son los tipos sociales más frecuentemente utilizados por las empresas en Uruguay.[1]
1. Cierre y aprobación del balance contable general
Los administradores de sociedades tienen la obligación de confeccionar, dentro del plazo de 4 meses a contar desde la fecha de cierre del ejercicio económico la siguiente documentación: a) estados contables (balance general anual); b) inventario del activo y pasivo; c) la propuesta de distribución de utilidades si la sociedad cierra el ejercicio con ganancias y ha cumplido con la reserva legal.
Dicha documentación debe ser puesta a consideración de la asamblea ordinaria de accionistas en un plazo de 180 días a contar a partir de la fecha de cierre del ejercicio, adjuntando una memoria explicativa por medio de la cual se informa a los socios los aspectos que los administradores entiendan relevantes para los mismos.
También es competencia de dicha asamblea de accionistas la designación o remoción de directores, síndicos y miembros de la comisión fiscal, así como la fijación de su retribución y aprobación o rechazo de la gestión del directorio hasta la fecha.
2. Registro de los Estados Contables ante la Auditoría Interna de la Nación
Las Sociedades cuyos ingresos totales del estado de resultados al cierre de cada ejercicio anual superen las 26.300.000 Unidades Indexadas (aproximadamente USD 3.756.722), o aquellas sociedades que obtengan ingresos que superen las 4.000.000 Unidades Indexadas (aproximadamente USD 571.365) al cierre de cada ejercicio anual, siempre que al menos el 90% de los mismos generen rentas que no sean de fuente uruguaya, se encuentran obligadas a registrar sus Estados Contables ante la AIN.
Para ello, cuentan con un plazo de 180 días corridos a contar desde el cierre del ejercicio.
Es importante notar que la sociedad tendrá prohibida la distribución de utilidades hasta tanto no cumpla con la obligación de registrar sus Estados Contables dentro del plazo fijado.
3. Teneduría de Libros
Tanto las sociedades anónimas como las sociedades por acciones simplificadas se encuentran obligadas a llevar al día los siguientes libros sociales[2]: i) Libro Registro de Actas del Órgano de Administración (Directorio/Administrador & Representante Legal) y de la Asamblea de Accionistas; ii) Libro de Registro de Asistencia de Accionistas a las Asambleas y iii) Libro Registro de Títulos Nominativos o Registro de Acciones Escriturales (para el caso que la sociedad tenga uno de estos tipos de acciones).
Lo anterior implica que las actas de deliberación de los órganos de administración y de gobierno deban ser labradas por escrito, firmadas por las personas designadas en las mismas y posteriormente asentadas en el libro social correspondiente.
Por otra parte, toda emisión y cancelación de títulos accionarios, así como todos los negocios jurídicos que se realicen con los mismos (por ejemplo, compraventa o usufructo de acciones, prenda, existencia de un convenio de accionistas, entre otros), deberán constar en el Libro de Registro de Títulos Nominativos/ escriturales mediante asiento en dicho libro.
Los asientos de cancelación y emisión de títulos deben ser firmados por el representante estatutario/autorizado de la sociedad, y los asientos que registren los negocios jurídicos deben ser firmados por todas las partes intervinientes en el negocio, así como por el representante estatutario/autorizado de la sociedad.
En cuanto al Libro de Registro de Asistencia de Accionistas a las Asambleas, dicho libro debe contener las firmas de los accionistas que se hayan registrado para comparecer a las Asambleas y la de aquellos accionistas que efectivamente comparecieron en la asamblea (ya sea por sí o representados por sus apoderados debidamente acreditados, debiendo en el segundo caso archivar la correspondiente carta poder). En los casos en que la asamblea se celebre de forma virtual no es necesario recabar la firma de los accionistas asistentes, bastando con dejar expresa constancia de que la asistencia se dio de forma virtual.
4. Comunicación al BCU de titulares de las acciones y beneficiarios finales, así como cualquier modificación de la información comunicada anteriormente
Las SA y las SAS se encuentran obligadas a comunicar sus accionistas y sus beneficiarios finales ante el Banco Central del Uruguay. Dicha comunicación se realiza con la asistencia de un escribano, requiriéndose el completamiento y la firma de un formulario por parte del representante de la sociedad.
La primera comunicación se lleva a cabo una vez constituida la sociedad, previéndose para las sociedades con acciones al portador un plazo total de 45 días hábiles[3] a contar a partir de la efectiva formalización de la sociedad.
El mismo plazo de 45 días hábiles se prevé para sociedades constituidas con acciones nominativas con accionistas y beneficiarios residentes, mientras que las sociedades con accionistas, integrantes de la cadena de titularidad, y/o beneficiarios finales no residentes cuentan con un plazo de 90 días hábiles.
Por otra parte, es importante tener presente que cualquier modificación de los datos consignados en la misma requiere la realización de una nueva comunicación. Esto implica que la sociedad debe tomar una conducta activa en relación con los datos provistos por sus accionistas y beneficiarios finales, debiendo hacer un seguimiento con cierta periodicidad respecto la vigencia de los datos consignados en la última comunicación realizada por la sociedad.
Las sociedades obligadas, ya sea con acciones al portador o nominativas, cuentan con un plazo máximo de 90 días a contar a partir del día siguiente a la terminación del año civil en que se produce la modificación, para comunicar al BCU las modificaciones en los datos que se detallan a continuación:
(i) Con respecto a la entidad: su sede, domicilio fiscal y domicilio constituido ante DGI.
(ii) Con respecto a los titulares e integrantes de la cadena de titularidad que sean personas físicas y beneficiarios finales: su estado civil, la naturaleza propia o ganancial de los títulos declarados, su domicilio fiscal y su domicilio constituido ante DGI.
(iii) Con respecto a los titulares e integrantes de la cadena de titularidad que sean personas jurídicas: El domicilio de sus representantes y el cargo o vinculación con la entidad.
Para comunicar una modificación de un dato distinto a los referidos anteriormente las sociedades con acciones al portador[4] y las sociedades con acciones nominativas con accionistas residentes cuentan con un plazo de 45 días hábiles a contar a partir del que se produce la modificación[5].
Por su parte, aquellas sociedades cuyos accionistas, integrantes de la cadena de titularidad y/o beneficiarios finales sean no residentes cuentan con un plazo de 90 días hábiles.
5. Cumplimiento de obligaciones laborales y de seguridad social
Las sociedades que tengan a su cargo uno o más empleados deberán mantener al día la planilla de trabajo unificada del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y el Banco de Previsión Social.
Por otra parte, es importante entrar en conocimiento sobre las obligaciones que asume la sociedad en relación con sus administradores, siendo de especial relevancia el hecho de que los mismos perciban o no remuneración.
6. Cumplimiento de otras obligaciones contables y fiscales
Las sociedades se encuentran obligadas al pago de determinados impuestos (algunos de forma mensual y otros de forma anual). Además de los impuestos que puedan corresponder en virtud de los ingresos y/o activos que tenga la sociedad, las SA se encuentran alcanzadas por el Impuesto de Control de las Sociedades Anónimas (ICOSA), independientemente de que la sociedad haya tenido o no actividad.
Asimismo, las sociedades deben confeccionar y presentar anualmente determinadas declaraciones juradas ante los organismos del estado (DGI y BPS).
Por otra parte, se debe mantener un control respecto la fecha de vencimiento de las pólizas que la sociedad haya gestionado, así como de los certificados que expiden los organismos gubernamentales cuando la sociedad se encuentra al día con los pagos correspondientes.
7. Otras obligaciones
En función de la actividad que realice una sociedad, además de las obligaciones generales analizadas, podrían existir otras obligaciones particulares que surjan de normativa nacional y departamental, las que deben ser identificadas por profesionales en cada caso concreto.
[1] Aplican para aquellas sociedades que ya se encuentran debidamente constituidas, habiendo cumplido con todos los trámites necesarios ante los distintos organismos públicos para su regular constitución, así como también la inscripción de su Directorio ante el Registro Nacional de Comercio, DGI y BPS y la comunicación de sus accionistas y beneficiarios finales ante el BCU.
[2] Además de los libros sociales, la sociedad deberá llevar los libros obligatorios para todo comerciante (libro inventario, libro diario y copiador de cartas).
[3] Lo anterior considerando que los titulares de las acciones al portador cuentan con un plazo de 15 días hábiles a contar a partir de la efectiva formalización de la sociedad para comunicar a la sociedad la información correspondiente- mediante el formulario A- y la sociedad cuenta con un plazo de 30 días a contar a partir del vencimiento del referido plazo, para comunicar dicha información al BCU- mediante el formulario B- (en total 45 días).
[4] De tratarse de una sociedad con acciones al portador, opera la discriminación del plazo referida anterior.
[5] En caso de fallecimiento de un titular o beneficiario final el plazo de 45 días empieza a contar a partir de la declaratoria de herederos, o al año del fallecimiento en caso de no existir a dicha fecha declaratoria de herederos.